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Secretary’s Weekly: Wirkungsvolle Tipps gegen Zeitdiebe & Großschreibung im Business English

Februar 12, 2010
Das sind Ihre Themen heute:

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Effiziente ChefassistenzBusiness EnglischBWL im OfficeBusiness Etikette Effiziente Chefassistenz
Doris Bader
Herausgeberin & Chefsekretärin

Liebe Leserinnen, liebe Leser, wenn Sie nach einem höflichen „Wie geht es Ihnen?“ am Telefon die ganze Lebens- und Leidensgeschichte Ihres Gesprächspartners hören müssen, kann das manchmal ganz schön auf die Nerven gehen. Verstrickt Sie auch der zweite Anrufer in ein langes Gespräch, das eher einer „Telefonseelsorge“ gleicht, sollten Sie sich gegen diese „Zeitdiebe“ wehren.

Selbstverständlich tun Sie dies höflich aber bestimmt, ohne den Gesprächspartner dabei zu verärgern. Doch wie geht das genau? Ein paar Tipps, wie Sie Telefonate stilvoll beenden können, stelle ich Ihnen hier vor.

Mit freundlichen Grüßen,

Doris Bader, Herausgeberin & Chefsekretärin

Doris Bader, Herausgeberin und Chefsekretärin, arbeitet nach verschiedenen Stationen im Sekretariat seit 14 Jahren als Chefsekretärin in einem großen Medienunternehmen.

Zeitdiebe richtig verabschieden – mit Stil!

Möchten Sie ein Telefonat beenden, ohne den Gesprächspartner vor den Kopf zu stoßen? Dann probieren Sie doch einen oder mehrere der folgenden Tipps aus – ich bin sicher, dass sie Ihnen weiter helfen:

  1. Schauen Sie auf die Uhr, und zwar „hörbar“: Das Telefon hat (noch) keinen Bildempfang, daher hilft folgender Trick: Nutzen Sie Gesprächspausen, um – eventuell bedauernd – festzustellen: „Oh, es ist ja schon so spät!“ oder „Meine Güte, wie die Zeit vergeht!“
  2. Wechseln Sie in die Vergangenheitsform: Verbunden mit einem Lob, ziehen Sie mit dem Wechsel in die Vergangenheit so etwas wie einen „Schlussstrich“ unter das Gespräch, zum Beispiel „Herr Meyer, es hat mich gefreut, von Ihnen zu hören.“
  3. Nennen Sie einen Termin, der ansteht: Schicken Sie elegant voraus „Frau Nagel, ich muss mich jetzt von Ihnen verabschieden“ und kombinieren Sie dies mit „Aber es war sehr schön, mit Ihnen zu sprechen.“ Oder „Vielen Dank für dieses sehr freundliche Telefonat!“, je nach Situation.
  4. Weisen Sie nach vorn – in die Zukunft: Hartnäckigen Dauerrednern kann man auch mit dem Vertrösten auf einen anderen Zeitpunkt beikommen, zum Beispiel mit „Diesen Gedanken sollten wir unbedingt später noch einmal weiter verfolgen.“
  5. Kündigen Sie eine Handlung an: Sehr gut können Sie das Gespräch auch mit einem „Sehr schön, Frau Meyer, die Produktdaten faxe ich Ihnen gleich zu.“ beenden. Selbstverständlich jedoch nur, wenn es sich anbietet.
  6. Verwenden Sie kurze Sätze: Können Sie keine Handlung oder ähnliches ankündigen oder wollen Sie von Anfang an das Gespräch kurz halten, hilft auch das Verwenden knapper Sätze. Damit signalisieren Sie dem Gegenüber, sich ebenfalls kurz zu fassen.

Der angenehme Nebeneffekt: Beenden Sie das Gespräch souverän, wirken Sie auf den Gesprächspartner kompetent. Denn schließlich signalisieren Sie ihm unterschwellig: Ich habe viel zu tun, dennoch telefoniere ich gerne mit dir/Ihnen.

Wie meistern Sie mit wenig Vorbereitung selbst schwierige Gespräche?

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Maureen Brown
Herausgeberin & Assistentin (GB)

Liebe Leserinnen, liebe Leser, Wieso Großschreibung – im Englischen wird doch nahezu alles klein geschrieben? Das stimmt, doch es gibt einige Ausnahmen, die ich Ihnen heute vorstellen möchte.

Mit freundlichen Grüßen,

Maureen Brown, Herausgeberin & Assistentin (GB)

Maureen Brown ist in London groß geworden. Sie hat viele Jahre als Assistentin und Sekretärin im Management eines Unternehmens gearbeitet und ist heute für die Bezirksregierung in Surrey, Südengland, aktiv. Ihre Kollegin Jennifer Hohensteiner ist in den USA aufgewachsen. Sie hat den Master’s Degree in Political Science und lebt seit 1990 in Deutschland. Hier hat sie langjährige Berufserfahrung als Fremdsprachensekretärin, Wirtschaftsübersetzerin und Trainerin für Business English.

Großschreibung im Business-English

Folgendes wird offiziell groß geschrieben:

  • Länder- und Ortsnamen, Monate und Wochentage sowie Eigennamen. Beispiele: “Australian partner“, “Wednesday evening“ oder “New York City“. City wird hier großgeschrieben, weil es Teil des Ortsnamens ist.
  • Substantive, die mit Zahlen stehen. Beispiele: Article 4, Gate 3.
  • Titel und Bezeichnungen, die abgekürzt sind. Beispiele: MP (Member of Parliament), PhD (Doctor of Philosophy)
  • Das erste Wort eines Zitats, wenn dieses aus einem vollständigen Satz besteht. Beispiel: „Mr. Miller said yesterday “The products will be ready in three days.“

Folgende Punkte gelten inoffiziell für Geschäftsbriefe:

Titel und Namen

  • Offizielle Regel: Offiziell heißt es, dass Titel groß geschrieben werden, sollten sie vor dem Namen stehen – und klein, sollten sie anstelle des Namens stehen oder, wenn sie ihm nachgestellt sind: “ Managing Director Mr. Miller“ oder “The manager of your company“
  • Tipp für die englische Korrepondenz: Schreiben Sie Titel und Bezeichnungen immer groß.
    Beispiel: “We will meet with the Chairman of your Company“

Begriffe ”Corporation“, ”University“ und ”College“

  • Offizielle Regel: Diese Begriffe werden nur groß geschrieben, wenn sie direkt vor oder im Anschluss an den Namen der Institution stehen.
  • Tipp für die englische Korrespondenz: Schreiben Sie diese Begriffe immer groß, wenn sie sich auf eine bestimmte Institution beziehen. Das gilt auch, wenn sie einmal allein – ohne den Namen – stehen.
  • Beispiel: your Corporation.

Die Gründe für die Großschreibung abseits der offiziellen Regeln sind vielfältig, meist geschieht dies aus Höflichkeit. Fakt ist: Oft sind die Schreibweisen schon zur Gewohnheit geworden, man kann sie jedoch nirgends nachlesen.

Möchten Sie mehr Tipps zum Business-English lesen? Dann haben wir etwas für Sie!

Der monatliche Beratungsbrief “English@work” mit vielen Tipps und Beispielen aus der Welt der englischen Geschäftskommunikation.

  • Was geht, was geht nicht?
  • Welche Fallen können Sie vermeiden?
  • Wie schreiben Sie Amerikaner, Engländer und Ihre sonstigen englischsprachigen Geschäftskontakte an?
  • Wie formulieren Sie etwas treffender?
  • Welche Floskeln stehen in keinem Wörterbuch – werden jedoch von Ihren englischsprachigen Geschäftspartnern immer benutzt?

Der Clou an dem Beratungsbrief: Er geht weit über herkömmliche Grammatiken und Lehrbücher hinaus. Denn hier schreiben Ihnen Profis aus der Praxis zu ganz konkreten Problemstellungen! Klicken Sie hier für Ihr kostenloses Probe-Abo – und überzeugen Sie sich selbst. Ohne Risiko!

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Doris Bader
Herausgeberin & Chefsekretärin

Liebe Leserinnen, liebe Leser, die Telefonnummer der Freundin in Regensburg, den Fahrzeugbrief oder die Kellerschlüssel – nicht immer habe ich sofort alles zur Hand, wenn ich es gerade dringend bräuchte. Oft wünsche ich mir dann, es gäbe Heinzelmännchen, die mir kleine Handgriffe im Alltag erleichtern.

Geht es Ihnen ähnlich? Dann habe ich gute Nachrichten für Sie: Zumindest in Ihrem Büro gibt es ein paar „Helferlein“, die Ihnen bei Ihrer täglichen Arbeit das Leben ein bisschen leichter machen. Wussten Sie zum Beispiel, dass Sie auch in Word rechnen können und dafür nicht extra Excel starten müssen? Wie das genau geht, zeige ich Ihnen heute.

Mit freundlichen Grüßen,

Doris Bader, Herausgeberin & Chefsekretärin

Doris Bader, Herausgeberin und Chefsekretärin, arbeitet nach verschiedenen Stationen im Sekretariat seit 14 Jahren als Chefsekretärin in einem großen Medienunternehmen.

Kalkulation mit Word

Kennen Sie das: Sie sitzen gerade an Ihrer täglichen Korrespondenz. Zwischendurch müssen Sie schnell etwas ausrechnen. Doch jetzt den Taschenrechner umständlich aus der Schublade zu kramen, oder Excel zu starten, ist Ihnen zu mühselig. Was tun Sie jetzt? Sie rechnen einfach mit Word! Und das geht so:

  1. Geben Sie in Ihrem Word-Dokument eine Zahlenkolonne ein, zum Beispiel: 286,5-985.
    Tipp: Beachten Sie, dass Zahlen und Rechenzeichen direkt aufeinander folgen müssen. Dazwischen dürfen also keine Leerzeichen stehen.
  2. Öffnen Sie das Menü EXTRAS und klicken Sie auf ANPASSEN.
  3. Klicken Sie den Reiter BEFEHLE an und wählen Sie unter KATEGORIEN die Option ALLE BEFEHLE.
  4. Blättern Sie im Fenster BEFEHLE (rechts daneben) nach unten, bis Sie den Eintrag EXTRAS BERECHNEN sehen.
    Tipp: Der Befehl ist ziemlich weit in der Mitte. Am schnellsten geht es, wenn Sie den Scroll-Balken direkt mit der linken Maustaste „greifen“ und etwa auf die Mitte der Scroll-Leiste ziehen.
  5. Klicken Sie auf den Eintrag EXTRAS BERECHNEN. Ziehen Sie ihn mit gedrückter Maustaste aus dem Menü heraus und platzieren Sie in Ihre Word-Menü-Leiste, zum Beispiel neben den Aufzählungsbutton.
  6. Verlassen Sie über den Befehl SCHLIESSEN das geöffnete Fenster ANPASSEN.
  7. Markieren Sie Ihre Zahlenkolonne. Dadurch wird Ihr neuer Button EXTRAS BERECHNEN aktiviert. Klicken Sie jetzt auf ihn!
  8. Lesen Sie Ihr Ergebnis in der Statusleiste (links unten auf Ihrem Bildschirm) ab.
  9. Fügen Sie – auf Wunsch – das Ergebnis an einer beliebigen Stelle im Dokument ein: Dazu setzen Sie einfach den Cursor an die gewünschte Stelle, drücken die Tastenkombination STRG+V – fertig.

Es gelten übrigens die gleichen Rechenzeichen wie auf Ihrem Windows-Taschenrechner. Also: + für „plus“, – für „minus“, * für „mal“ und / für „geteilt durch“.

Zauberwort „Coaching“ – Ihr Schlüssel zum Geheimnis erfolgreicher Führungskräfte

Stellen Sie sich vor: Mitarbeiter Trinkl aus der Buchhaltung fehlt oft und riecht bei der Arbeit streng nach Alkohol. Was tun Sie? Sie befragen Ihren persönlichen Helfer, den monatlichen Beratungsbrief „Coaching“ – und wissen sofort, wie Sie vorgehen müssen.

„Coaching“ weiht Sie ein in die Geheimnisse erfolgreicher Führungskräfte. Ganz nebenbei lernen Sie so die Instrumente moderner Unternehmensführung kennen.

Tipp: Empfehlen Sie „Coaching“ auch Ihrem Chef! Denn hier erfährt er, wie er mit Feedback einfach besser motiviert, sein Team auf schwierige Kunden einstellt oder unangenehme Jahresgespräche sicher meistert.

Probieren Sie Ihren neuen Beratungsbrief gleich aus! Ihr GRATIS-Exemplar liegt hier für Sie bereit!

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Lydia Morawietz
Herausgeberin & Business Etikette Coach

Liebe Leserinnen, liebe Leser, stellen Sie sich folgende Situation vor: Ihr Chef lädt Sie und ein paar wichtige Kunden zum Meeting oder zu einem Geschäftsessen ein. Wo nehmen Sie Platz: neben ihm oder neben einem seiner Partner? Und wenn Letzteres richtig ist: neben welchem? Wohin soll sich wohl Ihr Chef setzen? Auch hier gibt es feste Regeln zu beachten, deshalb habe ich mich für Sie schlau gemacht. Eines vorab: Wo immer Sie sich auch hinsetzen, wählen Sie Ihren Platz mit Bedacht – je nachdem, was Sie vorhaben!

Mit freundlichen Grüßen,

Lydia Morawietz, Herausgeberin & Business Etikette Coach

Lydia Morawietz ist eine der gefragtesten Spezialistinnen in allen Fragen zu Stil & Etikette im Business, Bewerbungs- und Vorstellungstraining und Telefontraining. Seit Jahren coacht sie mit viel Elan und dem richtigen Gespür ihre Teilnehmer. Sie überzeugt durch positive Ausstrahlung, professionelles Auftreten, Souveränität und die Fähigkeit zu begeistern.

PS: Sie wollen mehr über Office-Etikette und den stilvollen Umgang mit Geschäftspartnern lernen? Dann schauen Sie doch mal in eine Ausgabe von „Sekrärinnen SERVICE“.

Mal wieder ganz den Kopf frei kriegen und einen Motivationsschub für den Alltag mitnehmen!

Kommen Sie zum „31. Deutschen Assistentinnen- und Sekretärinnentag“ vom 28.-30. April 2010 nach München. Nirgendwo sonst haben Sie eine solche Fülle an Weiterbildungsangeboten in 3 Tagen.

Auf dem Kongress für Ihr Business-Know-how:

  • erfahren Sie die neusten Trends und Schlüsselqualifikationen für das Office Management 2010,
  • bringen Sie Ihr Wissen über Büroorganisation, Business Englisch, Zeitmanagement oder Projektassistenz auf den aktuellsten Stand,
  • knüpfen Sie ganz nebenbei wertvolle Kontakte zu Kolleginnen und Kollegen aus ganz Deutschland.

Stellen Sie sich Ihr persönliches Wunschprogramm frei zusammen und profitieren Sie zusätzlich von einer tollen Abendveranstaltung, zahlreichen Gesundheits-Tipps und einem spannenden Rahmenprogramm ganz auf Sie abgestimmt!

Das sitzt: Was Sie über Sitzordnungen wissen sollten

Ob bei Geschäftsessen, Konferenzen oder im Teammeeting: Die Sitzordnung verrät nicht nur viel über Hierarchien, sie kann auch helfen, Gespräche geschickt zu lenken.

Diese Tipps setzen Sie buchstäblich ins rechte Licht:

  • Achtung, Konfrontation!
    Sitzen sich 2 Gesprächspartner unmittelbar gegenüber, ist die Gefahr eines Konflikts größer, als wenn sie sich nicht direkt anschauen können. Haben Sie Streithähne im Team? Dann achten Sie darauf, dass diese entweder möglichst weit voneinander weg oder direkt nebeneinander sitzen.
    Tipp: Sie wollen jemandem die Stirn bieten? Dann setzen Sie sich ihm genau gegenüber.
  • Am Kopfende wird geführt!
    Ob im Business, unter Freunden oder im Familienclan: Wer an der Stirnseite des Tischs sitzt, hat das Sagen.
    Tipp: Setzen Sie sich beim Teamgespräch oder bei einem gemeinsamen Essen bewusst ans Kopfende, wenn Sie etwas Wichtiges mitzuteilen haben.
  • Konstruktiv um die Ecke gedacht
    Am besten lässt es sich diskutieren, wenn die Verhandlungspartner über Eck sitzen. So kann jeder seine Unterlagen auf dem Tisch ausbreiten und in die des Gesprächspartners einsehen, ohne sich in die Quere zu kommen.
    Tipp: Mit dieser Sitzposition zeigen Sie Geschick und Verhandlungsbereitschaft.
  • Die Mischung macht’s
    Bei der sogenannten „Westfälischen Reihe“ werden Frauen und Männer „bunt“ nebeneinander positioniert. Das soll die Runde harmonisieren.
    Tipp: Droht ein Streitgespräch während eines Geschäftsessens oder einer Besprechung, dann legen Sie im Vorhinein die Tischordnung so fest, dass sich weibliche und männliche Gesprächspartner abwechseln. Denn selbst Psychologen sagen, dass dies zu mehr Harmonie führen kann.
Wenn Sie in unserem Newsletter werben möchten, schreiben Sie für nähere Informationen an werbung.
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