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Newsletter Secretary’s weekly: Icebreaking questions & mehr

März 8, 2010
Ihre aktuelle Ausgabe vom 5. März 2010
Das sind Ihre Themen heute:

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Weiterempfehlung: Wenn Sie diesen Newsletter an Ihre Geschäftspartner oder Kolleginnen/Kollegen weitersenden wollen, klicken Sie doch einfach hier.

Effiziente ChefassistenzBusiness EnglischBWL im OfficeBusiness Etikette Effiziente Chefassistenz
Doris Bader
Herausgeberin & Chefsekretärin

Liebe Leserinnen, liebe Leser, Anfang des Jahres gab mein Chef ein neues Projekt in Auftrag. Als seine rechte Hand – sollte ich dafür sorgen, dass das Projektteam alles erhält, was es dazu benötigt. Zusätzlich bat mich mein Vorgesetzter – hinter vorgehaltener Hand – ihm sofort Bescheid zu geben, wenn dem Team die Aufgabe zu entgleiten droht oder es Termine nicht einhalten kann. Und tatsächlich: Anfang Februar befand das Projektteam immer noch über seine kreativen Höhenflüge, doch niemand beschäftigte sich mit der Umsetzung.

Sollte ich jetzt zum Chef gehen und so vor dem Team als „Petze“ dastehen? Eine Zwickmühle, die ich folgendermaßen löste: Ich lobte in der nächsten Sitzung die vielen guten Ideen und fragte – ganz nebenbei – welche guten Ideen man für die Umsetzung parat hätte, um dies dem Chef gegenüber lobenswert erwähnen zu können. Sie hätten das Team sehen sollen: Binnen zwei Tagen hatte ich zwei Ideen inklusive fertiger To-Do-Liste auf dem Tisch – zur Freude meines Chefs.

Was doch ein paar gute Worte alles ausmachen können… Lesen Sie daher heute, wie Sie mit Anerkennung Ihre Kolleginnen und Kollegen optimal motivieren.

Mit freundlichen Grüßen,

Doris Bader, Herausgeberin & Chefsekretärin

Doris Bader, Herausgeberin und Chefsekretärin, arbeitet nach verschiedenen Stationen im Sekretariat seit 14 Jahren als Chefsekretärin in einem großen Medienunternehmen.

PS: Möchten Sie mehr Tipps für Ihre Karriere oder mehr wirtschaftliche Begriffserklärungen? Mehr zu Projekten und Marketing oder beispielsweise mehr zum Thema DST.

Stehen auch für Sie schon wieder schwierige Gespräche auf der Agenda 2010?

Gut ist es, wenn Sie dann über charmante Schlagfertigkeit und Durchsetzungskompetenz verfügen, um Ihren Standpunkt durchzusetzen!

Auf dem 31. Deutschen Assistentinnen- und Sekretärinnen-Tag 2010 schlagen Sie gleich mehrere Fliegen mit einer Klappe und profitieren doppelt: An 2 Tagen können Sie 2 qualitativ hochwertige und praxisorientierte Workshops zum Thema „Schlagfertigkeit: schnell, spontan und sicher kommunizieren“ sowie „Präsenz, Charisma und Ausstrahlung“ besuchen und sich gleichzeitig die motivierenden Vorträge zu neuen Impulsen in Ihrem Office Alltag anhören.

So findet Ihre Anerkennung den richtigen Anklang

Ein gutes Wort zur rechten Zeit schafft nicht nur ein besseres Betriebsklima. Mit Lob motivieren Sie Ihre Kolleginnen und Kollegen auch weiterhin zu Höchstleistungen. Doch Vorsicht: Auch Anerkennung will gelernt sein. Denn: Tragen Sie zu dick auf, wirkt die schönste Würdigung schnell unglaubwürdig.

Mit diesen Tricks findet Ihr Lob garantiert die richtige Anerkennung:

1. Selbst ist der Lobende!

Loben Sie persönlich, nicht über Dritte.
Zum Beispiel: Hat Ihr Kollege die Statistik vorbildlich erstellt, sagen Sie es ihm persönlich – und nicht durch Ihre Kollegin.

2. Unter vier Augen lobt sich’s besser!

Zum Beispiel: Bitten Sie die/den Betreffende/n kurz um ein persönliches Gespräch.
So werten Sie das Lob zusätzlich auf, und schützen den „Gepriesenen“ vor Neidern.

3. Loben Sie explizit!

„Schütten“ Sie Ihr Lob nicht „mit der Gießkanne“ aus. Nennen Sie lieber das Kind beim Namen.
Zum Beispiel: Rühmen Sie nicht einfach nur die „tollen Unterlagen", sondern zeigen Sie sich beeindruckt von den prägnant formulierten Aussagen. Denn das zeigt Ihrem Gegenüber, dass Sie seine Unterlagen wirklich gelesen haben. Und das ist ein weiteres Lob für ihn!

4. Werden Sie persönlich!

Je persönlicher der Ruhm, umso mehr geht er zu Herzen. Loben Sie daher auch persönliche Eigenschaften Ihrer Kolleginnen/Kollegen.
Zum Beispiel: „Ich finde es toll, dass Sie auch in der größten Hektik ruhig und gelassen bleiben und fehlerfrei weiterarbeiten.“

5. Verweisen Sie auch auf die Firma!

Verleihen Sie Ihrer Anerkennung besonderen Glanz, indem Sie sich auch auf Ihr Unternehmen beziehen.
Zum Beispiel: Betonen Sie in Ihrem Lob, dass Leistung auch der gesamten Firma nutzt. Als Assistentin oder Sekretärin können Sie auch andeuten, dass Sie diese gute Leistung auch Ihrem Chef gegenüber lobend erwähnt haben oder das umgehend zu tun beabsichtigen.

Wollen Sie mehr zu solchen Themen rund um Ihr Management erfahren? Dann klicken Sie hier.

Sie möchten bei uns werben? Für genauere Informationen schrieben Sie einfach an werbung!

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Effiziente ChefassistenzBusiness EnglischBWL im OfficeBusiness Etikette Business Englisch
Maureen Brown
Herausgeberin & Assistentin (GB)

Liebe Leserinnen, liebe Leser, darf ich ehrlich sein? Als mich mein Chef das erste Mal bat, englischsprachige Gäste zu begrüßen, wurde ich nervös. „Wie verhalte ich mich, was sage ich – und vor allem: Wie sage ich es auf Englisch“, ging es mir durch den Kopf. Heute, viele Jahre später, weiß ich: Smalltalk, oder wie es in korrektem Business-Englisch heißt, „Chitchat“, ist leichter als die meisten denken.

Mit den richtigen Vokabeln empfangen Sie gekonnt internationalen Besuch oder liefern ganz gelassen eine Präsentation in Englisch ab. Welche Redewendungen Sie dazu unter anderem benötigen, zeige ich Ihnen heute.

Mit freundlichen Grüßen,

Maureen Brown, Herausgeberin & Assistentin (GB)

Maureen Brown ist in London groß geworden. Sie hat viele Jahre als Assistentin und Sekretärin im Management eines Unternehmens gearbeitet und ist heute für die Bezirksregierung in Surrey, Südengland, aktiv. Ihre Kollegin Jennifer Hohensteiner ist in den USA aufgewachsen. Sie hat den Master’s Degree in Political Science und lebt seit 1990 in Deutschland. Hier hat sie langjährige Berufserfahrung als Fremdsprachensekretärin, Wirtschaftsübersetzerin und Trainerin für Business English.

PS: Machen Sie sich fit fürs internationale Parkett! Ob Präsentation oder Gästeempfang auf Englisch: English@Work liefert Ihnen alles, was Sie im „daily Business“ brauchen. Eine Gratis-Probe plus Geschenk-Broschüre erhalten Sie hier!

Musterbriefe auf Englisch

Zeitsparende Musterbriefe und Tipps für Ihre Geschäftskorrespondenz liefert Ihnen English@Work.

Neben Erläuterungen zu den verschiedenen Höflichkeitsformulierungen bei Engländern, Amerikanern, Australiern haben Sie immer wieder die Möglichkeit zu Selbsttests und kleinen Checks.

Im großen Onlinearchiv finden Sie Geschäftsbriefe für fast jeden Anlass. Als Abonnentin loggen Sie sich einfach ein und laden sich das Passende herunter.

Weitere Informationen zum günstigen Angebot von 14,95 pro Ausgabe erhalten Sie hier. Und Ihre Leseprobe ist natürlich gratis.

„In English“ – Wie Sie als Assistenz gekonnt internationalen Besuch empfangen

Stellen Sie sich vor, Ihr Chef erwartet Besuch aus Übersee. Mr. und Mrs. Thruxton reisen aus Kanada an, um mit ihm persönlich ein neues Großprojekt zu planen. Doch als die Gäste eintreffen, ist ihr Chef noch sehr beschäftigt. Er bittet Sie, die beiden zu begrüßen und mit ihnen „ein bisschen zu plaudern“ – natürlich auf Englisch. ‚Wenn das so einfach wäre’, denken Sie jetzt? Keine Sorge.

Mit diesen Redewendungen halten Sie mühelos „Smalltalk“ mit englischsprachigen Gästen und brechen ganz nebenbei das Eis für die weiteren Verhandlungen – zur Freude Ihres Chefs:

  • Frage: “Wie geht es Ihnen?“ – How are you?
    Antwort: “Danke, sehr gut. Und wie geht es Ihnen?“ – Very well, thanks. And how are you?
  • Aufforderung: „Nehmen Sie doch Platz!“ – Please take a seat.
    Oder: „Machen Sie es sich doch bequem.“ – Do make yourself comfortable.
  • Frage: „Kann ich Ihnen etwas anbieten?“ – May I offer you something to drink?
    Antwort: „Danke, ich nehme dasselbe wie Sie.“ – Thank you, I’ll have the same as you.
  • Feststellung: „Wir haben Glück mit dem Wetter.“ – Beautiful weather, isn’t it?
    Oder Frage: „Es ist ziemlich heiß/kalt, finden Sie nicht auch?“ – It’s rather hot/cold, don’t you think?
    Antwort: „Ja, das finde ich auch./Nein, das finde ich nicht.“ – Yes, I think so./No, I don’t think so.
  • Frage: „Hatten Sie einen angenehmen Flug?“ – Did you have a pleasant flight?
    Antwort: „Ja, der Flug war sehr angenehm.“ – Yes, the flight was very pleasant.
    Oder: „Der Flug war ziemlich unruhig.“ – The flight was rather bumpy.
  • Frage:„Sind Sie mit dem Hotel zufrieden?“ – Is the hotel all right?
    Antwort: „Ja, sehr. Das Hotel liegt sehr zentral.“ – Yes, thank you. The hotel is located near the city centre.
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Effiziente ChefassistenzBusiness EnglischBWL im OfficeBusiness Etikette BWL im Office
Doris Bader
Herausgeberin & Chefsekretärin

Liebe Leserinnen, liebe Leser, haben Sie gewusst, dass es strikte Anweisungen gibt, was Sie alles in Ihren Geschäftsbriefen vermerken sollten? Das Handels- und Gewerberecht schreibt ganz spezielle Mindestangaben vor, die vor allem in E-Mails unbedingt enthalten sein müssen.

Welche das genau sind, habe ich Ihnen heute auf einen Blick zusammengestellt.

Mit freundlichen Grüßen,

Doris Bader, Herausgeberin & Chefsekretärin

Doris Bader, Herausgeberin und Chefsekretärin, arbeitet nach verschiedenen Stationen im Sekretariat seit 14 Jahren als Chefsekretärin in einem großen Medienunternehmen.

PS: Finden Sie auch im Meer der Weiterbildungsangebote einfach nicht das Richtige für Sie? Dann haben Sie hier und jetzt die seltene Chance, Ihre Inhalte selber zu bestimmen.

Wie: Nehmen Sie einfach an unserer großen Umfrage „Welche Weiterbildung benötigen Sie für Ihren beruflichen Alltag“ teil. Mitmachen lohnt sich!

Aus Ihren Antworten machen wir die Seminarthemen von morgen.

Entdecken Sie das Geheimnis erfolgreicher Führungskräfte – mit Coaching! Downloadbereich

Kennen Sie das? Kollege Dirk G. Ruhsam lässt jeden Tag punkt fünf Uhr den Stift fallen und verabschiedet sich in den Feierabend. Und das während Sie und Ihre Kollegen auch in stressigen Zeiten wacker weiter arbeiten, um den Arbeitsaufwand zu bewältigen. Langsam wächst der Unmut unter den Mitarbeitern…

Kommt Ihnen das bekannt vor? Dann schauen Sie doch mal in den neuen Beratungsbrief „Coaching“! Denn hier erfahren Sie, wie Sie am besten mit unmotivierten Mitarbeitern umgehen oder Konflikte im Team schnell und effizient lösen. Zeigen Sie „Coaching“ auch gleich Ihrem Chef! Hier findet garantiert auch er wertvolle Tricks und Tipps, wie er sein Team erfolgreich führt!

Probieren Sie es gleich aus! Testen Sie „Coaching“ 30 Tage lang kostenlos und vollkommen unverbindlich! Ihr Probeexemplar liegt hier für Sie bereit.

Checkliste: So ist Ihr Geschäftsbrief immer komplett!

Ich muss Ihnen gestehen: Bei Geschäftsbriefen bin ich mir oft selbst unsicher: Welche Angaben müssen rein, welche sind überflüssig? Nicht auszudenken: Schon ein paar Buchstaben zu wenig, etwa eine KG anstatt einer Co. KG, reichen und der Geschäftspartner ergreift im schlimmsten Fall rechtliche Schritte. Vor allem für E-Mails werden Pflichtangaben schnell vergessen. Je nachdem, ob Ihre Firma im Handelsregister eingetragen ist oder nicht, müssen Sie die vollständige Adresse Ihrer Firma nennen.

An diese Angaben müssen Sie jetzt auch in E-Mails denken:

Ohne Handelsregistereintrag:

  • die vollständige Firmenadresse
  • der Nachname des Firmeninhabers
  • der ausgeschriebene Vorname des Firmeninhabers (hat dieser mehrere, reicht der erste Vorname)
  • sind mehrere Personen an der Firma beteiligt, müssen auch sie namentlich (Vor- und Nachname) genannt werden
  • handelt es sich um eine Partnerschaft, reicht der Name eines Beteiligten und der Zusatz „Partnerschaft“

Dies gilt zum Beispiel für Freiberufler, eine Partnergesellschaft von Freiberuflern oder eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (BGB-Gesellschaft).

Mit Handelsregistereintrag:

  • der Firmenname
  • der Firmensitz
  • das zuständige Registergericht
  • die Nummer, unter der die Firma im Handelsregister eingetragen ist

Dies gilt für die meisten Unternehmen, zum Beispiel eine OHG, KG, GmbH, GmbH & Co. KG, Ltd., AG oder eingetragene Kaufleute (e. K.).

Beispiel: So sehen die Angaben für eine Firma mit Handelsregistereintrag aus

Markus Müller Motorradzubehör GmbH
Hannover
Amtsgericht Hannover HRB: 098765
Geschäftsführer: Markus Müller, Michael Müller

Mein Tipp: Setzen Sie am besten Ihre Adresse mit den erforderlichen Angaben jeweils ans Ende der E-Mail. Hier haben Sie am meisten Platz dafür. Übrigens bieten die meisten E-Mail-Programme dafür die Möglichkeit der automatischen Signatur an – so müssen Sie die Angaben nur einmal formulieren und lassen das Programm diese automatisch an jede E-Mail anhängen.

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Effiziente ChefassistenzBusiness EnglischBWL im OfficeBusiness Etikette Business Etikette
Lydia Morawietz
Herausgeberin & Business Etikette Coach

Liebe Leserinnen, liebe Leser, im Eifer des Gefechts kommt es vor, das der ein oder andere Kollege oder Mitarbeiter sich einmal im Ton vergreift und eine unfaire Attacke startet.

Meistens ist man auf eine solche Situation ja nicht vorbereitet und steht entsprechend blank da. Damit Ihnen das zukünftig nicht mehr passiert, habe ich Ihnen heute einige Formulierungen zusammengestellt, mit denen Sie schlagfertig sind und so besser durch solche Situationen kommen.

Mit freundlichen Grüßen,

Lydia Morawietz, Herausgeberin & Business Etikette Coach

Lydia Morawietz ist eine der gefragtesten Spezialistinnen in allen Fragen zu Stil & Etikette im Business, Bewerbungs- und Vorstellungstraining und Telefontraining. Seit Jahren coacht sie mit viel Elan und dem richtigen Gespür ihre Teilnehmer. Sie überzeugt durch positive Ausstrahlung, professionelles Auftreten, Souveränität und die Fähigkeit zu begeistern.
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Hier finden Sie komprimierte Informationen für sämtliche Bereiche Ihrer Arbeit. Profitieren Sie von den besten Sekretärinnen-Tipps zum Thema Büromanagement, Chefassistenz u.v.m. Nutzen Sie echte Hilfestellungen, die sich unmittelbar an Ihrem Berufsalltag orientieren.

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Mit Schlagfertigkeit leichter durch den Arbeitsalltag.

Haben in Sie sich in ähnlichen wie der oben beschriebenen Situation auch manchmal gewünscht, über einen geheimen Vorrat an schlagfertigen Antworten zu verfügen?

Dann geht es Ihnen wie vielen Ihrer Kolleginnen.

Wir haben uns überlegt, wie Sie in einer solchen Situation angemessen reagieren und Ihr Gegenüber souverän mit seinem eigenen Fehlverhalten konfrontieren könnten.

Z.B. so: Sie sagen laut und deutlich: "Ich möchte meine Ausführungen ungestört zu Ende führen." Oder „Ich möchte nicht unterbrochen werden“. Sprechen Sie dabei dann aber auch sofort und konsequent weiter.

Ganz wichtig, vermeiden Sie Belehrungen, wie "Sie sollten mich nicht unterbrechen". Das klingt nur beleidigt. Dies wiederum gibt Ihrem Gegenüber Oberwasser für seine nächste Entgleisung.

Vielen Frauen fällt es noch immer schwer sich in solchen Situationen zu behaupten. Doch auch wenn Sie kritisiert werden neigen Frauen dazu, sich unsicher zu rechtfertigen. Dabei gilt, auch bei berechtigter Kritik sollten Sie auf Rechtfertigungen wie „Aber ich dachte doch nur…“ verzichten. Auch sollten Sie nicht wutschnaubend eine Antwort aus dem Hut zaubern. Nicht nur, dass Sie diese „Entgleisung“ später bereuen könnten, Sie geben sich auch eine Blöße, die Ihnen als Schwäche ausgelegt wird. Bleiben Sie – auch wenn es schwer fällt – ruhig und sachlich. Nur so können Sie Ihrem Gegenüber Achtung abringen.

Im folgenden haben wir einige Beispiel-Attacken mit möglichen Antworten von Ihnen zusammengestellt.

„Kommen Sie immer zu spät?“ „Nein, Herr M., nur heute. Morgen bin ich wieder pünktlich.“
„Die Qualität Ihrer Arbeit hat in letzter Zeit stark nachgelassen.“ „Mit was konkret sind Sie unzufrieden?“
„Warum haben Sie nicht zurückgerufen? Sie haben es doch versprochen.“ „Stimmt, ich kam noch nicht dazu. Gut, dass Sie jetzt anrufen, dann können wir die Sache gleich klären.“
„Hören Sie eigentlich nicht, wenn das Telefon klingelt?“ „Selbstverständlich, doch ich hatte gerade Besuch und musste ihn erst verabschieden.“
„Sie wollten mir die Unterlagen letzte Woche schicken. Ich habe sie immer noch nicht.“ „Stimmt, ich habe es übersehen. Reicht es Ihnen, wenn ich sie heute abschicke?“
„Wieso dauert es so lange, bis der Bericht fertig ist?“ (Nicht auf den Vorwurf eingehen) „Vielen Dank, dass Sie gewartet haben, Herr M. Ich kümmere mich gleich um den Bericht.“
„Ich habe den Eindruck, Sie wissen überhaupt nicht, wovon ich rede.“ „Doch natürlich, ich kann Sie jedoch gerne mit der Fachabteilung verbinden.“
„Können Sie nicht lauter sprechen?“ „Danke für den Hinweis.“ (Dann lauter weiterreden)
„Haben Sie in der Angelegenheit überhaupt schon etwas unternommen?“ „Selbstverständlich. Frau B. ist aber bis Montag in Urlaub. Ich werde mich mir ihr dann gleich in Verbindung setzen.“
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